reisvoorwaarden

Bijzondere reisvoorwaarden Sportievak vzw

 

Inschrijven

Inschrijvingen voor minderjarigen worden aanzien als ingediend door de ouder(s), voogd of verantwoordelijke. Het insturen van een inschrijvingsformulier biedt geen enkele garantie dat de gekozen vakantie nog beschikbaar is. Indien de vakantie wel beschikbaar is wordt deze schriftelijk bevestigd. Deze bevestiging is definitief en bindend. De klant kan een inschrijving tot 24u na het insturen van het formulier schriftelijk herroepen.
Inschrijvingen en alle daaropvolgende correspondentie gebeuren in het Nederlands.

 

Persoonlijke gegevens

Persoonsgegevens verstrekt via inschrijving worden opgenomen in het klantenbestand van Sportievak vzw. De gegevens worden ook doorgegeven aan de groepen LM en OZ voor commerciële doeleinden. Afbeeldingen van deelnemers kunnen worden gepubliceerd, zowel door Sportievak vzw als door haar partners. Bij inschrijving verklaren de deelnemers en/of hun ouders zich hier mee akkoord. Indien u hiermee niet akkoord gaat, kan u dat schriftelijk melden. U hebt recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens en kan hiervan steeds verbetering of verwijdering vragen (wet op privacy 08/12/92).

 

Deelnameprijs

De basisdeelnameprijzen zijn steeds volledig zodat deelnemers ter plaatse niet voor verrassingen komen te staan. Indien er (vrijblijvende) opties zijn is de meerprijs daarvan expliciet vermeld.

De deelnameprijs voor de binnenlandse jeugdvakanties omvat telkens:

IN INTERNAAT:

  • volledig verblijf in vol pension
  • permanente begeleiding door gediplomeerde lesgevers/begeleiders
  • gebruik van infrastructuur en materiaal
  • verzekering
  • aandenken

IN EXTERNAAT:

Idem met verblijf in half pension of mits eigen lunchpakket (afhankelijk van de kampplaats, staat vermeld bij de kampinfo).
Bij volwassenenvakanties en buitenlandse vakanties staat expliciet bij elke reis vermeld wat wel en wat niet bij de deelnameprijs is inbegrepen.

 

Kortingen

Afhankelijk van het type vakantie zijn er kortingen voor meerdere gezinsleden, meerdere inschrijvingen van dezelfde persoon binnen hetzelfde jaar, werkgeverskortingen, enz.
Op elk inschrijvingsformulier staat aangegeven welke kortingen mogelijk zijn en of ze wel of niet te combineren zijn. Kortingen worden pas na controle definitief toegekend. Bij de bevestiging van de inschrijving ontvang je een gedetailleerde prijsberekening.

Op binnenlandse sportkampen met overnachtingen gelden extra sociale kortingen voor kinderen uit kansengroepen en/of met een beperking. Meer info daarover op deze link.

De meeste mutualiteiten hebben speciale formulieren om een tussenkomst aan te vragen. Na afloop van je vakantie bezorgen we formulieren ingevuld en afgestempeld terug. Je ziekenfonds betaalt je dan een stukje van het inschrijvingsgeld terug.

Sportievakvakanties zijn fiscaal aftrekbaar voor kinderen tot en met de leeftijd van 11 jaar. De exacte geboortedatum is de maatstaf. Het maximaal aftrekbare bedrag per dag bedraagt € 11,20 per dag. Binnen- of buitenland en intern of extern verblijf spelen geen rol. Fiscale attesten worden via e-mail verstuurd in het voorjaar van het aangiftejaar.

 

Betaling van het deelnamegeld

Voor binnenlandse vakanties, cursussen, lessenreeksen en dagactiviteiten betaalt de deelnemer het totale inschrijvingsgeld binnen de 15 dagen na verzending van de bevestigingsmail of -brief.
Voor buitenlandse vakanties geldt diezelfde termijn voor het betalen van het voorschot. Het saldobedrag dient vereffend te zijn één maand voor afreis.
Ongeacht de datum van inschrijving en het type vakantie of activiteit, dient het volledige deelnamegeld vereffend te zijn voor de start van de vakantie of de activiteit, zoniet zal de deelnemer de toegang tot het verblijf of de deelname aan de activiteit ontzegd worden.

 

Wijzigingen

DOOR DE DEELNEMER
Wijzigingen (plaats, periode, sporttak,…) kunnen uiterlijk tot 14 dagen voor aanvang van de gekozen vakantie aangevraagd worden. Ze worden toegestaan in functie van de nog beschikbare plaatsen. Voor elke wijziging wordt € 12,50 administratiekosten aangerekend. De wijziging is slechts definitief na betaling van deze administratiekosten en de eventuele meerprijs.

DOOR SPORTIEVAK VZW
Sportievak vzw behoudt zicht het recht voor de inschrijving geheel of gedeeltelijk op te zeggen zonder enige schadeloosstelling wanneer zich, voor of tijdens de registratie ervan, uitzonderlijke omstandigheden voordoen die Sportievak vzw niet kon kennen op het moment van de inschrijving en die, indien Sportievak vzw ze op dat ogenblik had gekend, als gegronde reden konden worden beschouwd om die inschrijving niet te registreren. Hierbij wordt onder meer gedacht aan natuurrampen, oorlogen, stakingen, gevallen van overmacht of gebeurtenissen die buiten de invloedssfeer van de organisatoren vallen zoals contractbreuk vanwege hoteluitbaters of de vervoerders,…
Wanneer wijzigingen moeten worden aangebracht aan de vertrekdata en -uren of aan de verblijfsmodaliteiten, zal Sportievak vzw dadelijk de deelnemers verwittigen. De deelnemers kunnen de inschrijving zonder kosten annuleren wanneer door deze wijziging het vertrek- of aankomstuur met minstens 24 uur wordt verschoven.

 

Annulering

DOOR DE DEELNEMER

1. Voor elke vakantie met overnachtingen kan bij inschrijving een annuleringsverzekering genomen worden. Deze garandeert – in geval van gegronde redenen voor annulering – de terugbetaling van het inschrijvingsgeld, min de verzekeringspremie en een vrijstelling van € 25. De polisvoorwaarden zijn op eenvoudige aanvraag verkrijgbaar op het secretariaat of zijn hier online na te lezen. De premie voor deze verzekering dient betaald te worden samen met het deelnamegeld. Na storting kan geen annuleringsverzekering meer verkregen worden.

In geval van annulering of bij afwezigheid bij de start van de vakantie en indien de deelnemer geen annuleringsverzekering nam of wanneer deze niet tussenkomt, zullen volgende kosten worden aangerekend:

  • annulering meer dan 35 dagen voor de start: € 75,00
  • annulering vanaf 35 maar meer dan 25 dagen voor de afreis: 50% van het deelnamegeld
  • annulering vanaf 25 maar meer dan 10 dagen voor de afreis: 90% van het deelnamegeld
  • annulering vanaf 10 dagen voor de start of in geval van afwezigheid zonder voorafgaande verwittiging: de volledige verkoopprijs

2. Voor vakanties zonder overnachtingen kan bij inschrijving de optie “annulering en onderbreking” genomen worden. Deze garandeert – in geval van gegronde redenen voor annulering – de terugbetaling van het inschrijvingsgeld, min de premie van de optie en een vrijstelling van € 15. De voorwaarden voor deze optie zijn hier online na te lezen. De premie voor deze optie dient betaald te worden samen met het deelnamegeld, na storting kan de optie niet meer verkregen worden.

In geval van annulering of bij afwezigheid bij de start van de vakantie en indien de deelnemer de optie “annulering en onderbreking” niet nam of wanneer deze wegens een ongeldige reden van afwezigheid niet tussenkomt, zullen volgende kosten worden aangerekend:

  • annulering meer dan 35 dagen voor de start: € 25,00
  • annulering vanaf 35 maar meer dan 25 dagen voor de afreis: 50% van het deelnamegeld
  • annulering vanaf 25 maar meer dan 10 dagen voor de afreis: 90% van het deelnamegeld
  • annulering vanaf 10 dagen voor de start of in geval van afwezigheid zonder voorafgaande verwittiging: de volledige verkoopprijs

3. Voor activiteiten waarvoor geen annuleringsverzekering genomen kan worden (dagactiviteiten, cursussen, enz) wordt in geval van annulering of afwezigheid geen enkele terugbetaling gedaan, tenzij een officieel attest (arts, gemeentebestuur,…) de annulering kan verantwoorden. Er wordt 20% van het werkelijke deelnamegeld (met een minimum van € 12,50) afgehouden voor administratiekosten.

DOOR SPORTIEVAK VZW
Sportievak vzw heeft het recht tot annulering zonder schadeloosstelling wanneer een verblijf niet kan doorgaan bij gebrek aan een voldoende aantal deelnemers of indien er voldoende ernstige elementen zijn die een normaal verloop voor de georganiseerde vakantie in het gedrang kunnen brengen. Reeds betaalde deelnamegelden worden in voorkomend geval teruggestort. In elk geval van annulering, gaan de organisatoren de verbintenis aan alle maatregelen te nemen die nodig zijn in het belang van de deelnemers.

 

Onderbreking van en afwezigheid op binnenlandse vakanties

1. Indien een deelnemer om persoonlijke redenen en/of door omstandigheden buiten de verantwoordelijkheid van de organisator om, een binnenlandse vakantie met overnachtingen vroegtijdig dient te verlaten, wordt een compensatie van de verloren vakantiedagen voorzien in de vorm van een tegoedbon die één jaar geldig blijft vanaf de einddatum van de betreffende vakantie.

De waarde van deze tegoedbon wordt als volgt bepaald:

  • onderbreking op de 1ste dag: 80% van het deelnamegeld
  • onderbreking op de 2e dag: 60% van het deelnamegeld
  • onderbreking op de 3e dag: 40% van het deelnamegeld
  • onderbreking op de 4e dag: 20% van het deelnamegeld
  • onderbreking op de 5e en laatste dag: geen compensatie mogelijk

In alle gevallen wordt een administratiekost van € 20 in mindering gebracht van het compensatiebedrag.
De vakantie dient vóór 10u verlaten te worden, zo niet gaat de compensatieregeling in vanaf de eerstvolgende dag.
Deze regeling is enkel geldig mits de onderbreking gebeurt om gegronde redenen (bv ziekte, ongeval, sterfgeval in de familie,…), gestaafd met schriftelijk bewijs.

2. Indien een deelnemer om persoonlijke redenen en/of door omstandigheden buiten de verantwoordelijkheid van de organisator om, een binnenlandse vakantie zonder overnachtingen vroegtijdig dient te verlaten of één of meerdere dagen afwezig is, wordt een compensatie van de verloren vakantiedagen voorzien in de vorm van een tegoedbon die één jaar geldig blijft vanaf de einddatum van de betreffende vakantie, mits bij inschrijving de optie “annulering en onderbreking” werd genomen.

De waarde van deze tegoedbon wordt als volgt bepaald:

  • afwezigheid van 1 dag: 20% van het deelnamegeld
  • afwezigheid van 2 dagen: 40% van het deelnamegeld
  • afwezigheid van 3 dagen: 60% van het deelnamegeld
  • afwezigheid van 4 dagen: 80% van het deelnamegeld

In alle gevallen wordt een administratiekost van € 10 in mindering gebracht van het compensatiebedrag.
Deze regeling is enkel geldig mits de onderbreking gebeurt om gegronde redenen (bv ziekte, ongeval, sterfgeval in de familie,…), gestaafd met schriftelijk bewijs. Voor vrijwillige afwezigheden wordt geen compensatie voorzien. Enkel afwezigheden van een volledige dag worden gecompenseerd.

Indien de optie “annulering en onderbreking” bij inschrijving niet werd genomen, is er geen compensatie mogelijk voor verloren vakantiedagen.

 

Verzekering lichamelijke ongevallen

Voor de binnenlandse vakanties en dagactiviteiten zijn alle deelnemers automatisch verzekerd voor lichamelijke ongevallen door Sportievak vzw (Polis bij Ethias nv, voorwaarden zijn op éénvoudige aanvraag verkrijgbaar).
Voor buitenlandse vakanties worden lichamelijke ongevallen gedekt door de reisbijstands- en reisonderbrekingsverzekering, die bij elke buitenlandse reis vrijblijvend aangeboden wordt. De polisvoorwaarden zijn op éénvoudige aanvraag verkrijgbaar op het secretariaat of zijn na te lezen op www.sportievak.be. De premie voor deze verzekering dient betaald te worden vóór de vakantie van start gaat.
Indien de deelnemer geen reisbijstands- en reisonderbrekingsverzekering nam, valt deze bij lichamelijk ongeval terug op zijn/haar ziekenfonds en/of eigen reisverzekering.

 

Reisinformatie en benodigde bagage

Voor binnenlandse vakanties ontvangt u alle nuttige reisinformatie (omtrent locatie, uurregelingen, nodige bagage,…) van Sportievak vzw samen met de bevestiging van inschrijving.
Voor buitenlandse vakanties ontvangt u deze documentatie ongeveer 30 dagen voor afreis.

 

Nodige documenten

Deelnemers aan binnenlandse vakanties brengen volgende documenten mee:

  • identiteitsbewijs
  • de ingevulde medische fiche (enkel voor jeugdvakanties)
  • eventuele belangrijke bijkomende of vertrouwelijke inlichtingen over bv medicatie, ziektes, enz… (enkel voor jeugdvakanties)

U ontvangt alle invulformulieren van Sportievak vzw samen met de bevestiging van inschrijving.
Voor de jeugdvakanties is een medische keuring door de huisarts vereist. Indien de medische fiche niet door een arts is ondertekend kan Sportievak vzw niet aansprakelijk worden gesteld.

Voor de buitenlandse reizen is een identiteitskaart vereist, ook voor deelnemers jonger dan 12 jaar. Wie de Belgische nationaliteit niet heeft, moet in het bezit zijn van een geldig internationaal paspoort.
De ouders, voogd of verantwoordelijken verbinden zich er toe de medische fiche en het inlichtingenformulier die samen met de reisinformatie worden toegestuurd, tijdig en volledig ingevuld terug te sturen naar Sportievak vzw. Deze formulieren worden ongeveer 30 dagen voor afreis toegestuurd.
Deelnemers dienen tevens het Europees Ziekteverzekeringskaartje bij zich te hebben of vooraf aan Sportievak vzw te bezorgen. Na afloop van de vakantie wordt dit terugbezorgd aan de deelnemers.

 

Verblijf van minderjarigen in het buitenland

De vader, de moeder of de voogd van minderjarige deelnemers dienen een verklaring te ondertekenen waarin zij er zich mee akkoord verklaren dat hun kind(eren)/pleegkind(eren) aan het verblijf deelnemen en waarbij zij de organisatoren machtigen alle maatregelen te treffen in het belang van hun kind(eren)/pleegkind(eren).

 

Diefstal/verlies/beschadiging

De directies van de verblijfcentra noch het bestuur van Sportievak vzw kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor het verlies, de diefstal of de beschadiging van voorwerpen die eigendom zijn van de deelnemers.

 

Verloren voorwerpen

Om te vermijden dat persoonlijke spullen zoals kleding verloren gaan, dient alles genaamtekend of gekenmerkt te worden. Verloren of vergeten voorwerpen worden verzameld op het secretariaat van Sportievak vzw en kunnen daar afgehaald worden. Terugbezorgen via de post is mogelijk mits vooraf de verzendingskosten overgemaakt worden aan Sportievak vzw. Voor meer info neemt u contact op met het secretariaat.

 

Vervoer

Voor binnenlandse vakanties, cursussen, lessenreeksen en dagactiviteiten is er geen georganiseerd vervoer. Iedereen begeeft zich met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid naar de juiste locatie.

Voor buitenlandse vakanties zijn – tenzij anders vermeld – vooraf een aantal centraal gelegen op- en afstapplaatsen opgegeven. Deelnemers worden op het afgesproken uur op de door hen op voorhand gekozen plaats verwacht. Vervoer van en naar de op- en afstapplaatsen gebeurt met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid. De deelnemer verwittigt Sportievak vzw indien hij/zij van op- of afstapplaats wil veranderen.

 

Verblijfs- en sportaccommodaties

Overal kunnen wij beschikken over aangepaste verblijfsaccommodaties, voorzien van degelijke en goed onderhouden sanitaire installaties (douches, wc’s, lavabo’s, …) en gekeurd op brandveiligheid. De sportinfrastructuren waarvan we gebruik maken bieden ruimschoots mogelijkheden om iedereen aan zijn trekken te laten komen.

 

Begeleiding

Voor de begeleiding van al onze vakanties doen wij een beroep op ervaren en gediplomeerde medewerkers (m/v):

  • studenten of afgestudeerden in de Lichamelijke Opvoeding
  • houders van een getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (BLOSO) of gelijkgeschakelden
  • studenten of afgestudeerden in een pedagogische richting (onderwijzer (m/v), kleuterleider (m/v),…)
  • gebrevetteerde animatoren (houder van het Attest van Animator in het Jeugdwerk)

Een kampverantwoordelijke of reisleider draagt steeds de uiteindelijke verantwoordelijke ter plaatse. Hij/zij zal dan ook, indien nodig, de gepaste maatregelen treffen in het belang van de deelnemers.

 

Reglement jeugdvakanties

ROKEN : is verboden onder de 16 jaar. Voor wie ouder is dan 16, wordt roken enkel toegestaan op de voorziene plaatsen/tijdstippen, dwz niet tijdens de activiteiten, in de slaapkamers (brandgevaar), in de gangen en in de eetzaal tijdens de maaltijden.
DRUGS: zijn uiteraard verboden. Wie betrapt wordt, wordt onvoorwaardelijk en op eigen kosten onmiddellijk naar huis gestuurd.
WAARDEVOLLE VOORWERPEN : zoals fototoestellen, iPod, GSM,… laat je thuis. Sportievak vzw draagt geen verantwoordelijkheid voor schade aan eigen goederen.
SCHADE: wie iets stuk maakt van de verblijfplaats of de organisatie, wordt gehouden de schade te vergoeden.
Uitsluiting

Sportievak vzw behoudt zich het recht voor om deelnemers die de groepsgeest verstoren of zich schuldig maken aan verboden praktijken (bv druggebruik) te schrappen van deelname aan alle verdere vakanties en op eigen kosten terug naar huis te sturen.

 

Klachten

Ondanks alle inspanningen en goede zorgen van Sportievak vzw om de meest geslaagde vakanties te bieden, is het steeds mogelijk dat een deelnemer meent een gegronde klacht te hebben. Deze klacht en/of eventueel verzoek om terugbetaling van een niet verkregen dienst, dient schriftelijk te worden bezorgd aan Sportievak vzw met bijvoeging van de nodige bewijsstukken, ten laatste 25 dagen na het einde van de vakantie in kwestie.

 

Inlichtingen

Voor alle inlichtingen i.v.m. onze werking en activiteiten kan u steeds terecht op ons kantoor.