Home Sportkampen Praktische info Vakantievoorwaarden

Vakantievoorwaarden Sportievak vzw

Inschrijven

Inschrijvingen voor minderjarigen worden aanzien als ingediend door de ouder(s), voogd of verantwoordelijke. Indien de gekozen vakantie beschikbaar is verschijnt aan het einde van de inschrijvingsprocedure een online betalingsscherm. Na betaling is de inschrijving definitief en bindend, annuleren leidt tot een administratiekost van €15. Inschrijvingen en alle daaropvolgende correspondentie gebeuren in het Nederlands.

Persoonlijke gegevens

Persoonsgegevens verstrekt via inschrijving worden opgenomen in het klantenbestand van Sportievak vzw. Afbeeldingen van deelnemers kunnen worden gepubliceerd, zowel door Sportievak vzw als door haar partners. Bij inschrijving verklaren de deelnemers en/of hun ouders zich hier mee akkoord. Indien u hiermee niet akkoord gaat, kan u dat schriftelijk melden.

U hebt recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens en kan hiervan steeds verbetering of verwijdering vragen (wet op privacy 08/12/92).

Deelnameprijs

De basisdeelnameprijzen zijn steeds volledig zodat deelnemers ter plaatse niet voor verrassingen komen te staan. Indien er (vrijblijvende) opties zijn is de meerprijs daarvan expliciet vermeld.

De deelnameprijs voor de binnenlandse jeugdvakanties omvat telkens:

vakanties met overnachtingen:

  • volledig verblijf in vol pension
  • permanente begeleiding door gediplomeerde lesgevers/begeleiders
  • gebruik van infrastructuur en materiaal
  • verzekering
  • aandenken

vakanties zonder overnachtingen:

Idem met verblijf in half pension of mits eigen lunchpakket (afhankelijk van de kampplaats, staat vermeld bij de kampinfo).
Bij volwassenenvakanties en buitenlandse vakanties staat expliciet bij elke reis vermeld wat wel en wat niet bij de deelnameprijs is inbegrepen.

Kortingen

Afhankelijk van het type vakantie zijn er kortingen voor meerdere gezinsleden, meerdere inschrijvingen van dezelfde persoon binnen hetzelfde jaar, werkgeverskortingen, enz. Niet alle kortingen kunnen worden gecombineerd. In regel geldt dat de grootste korting toegekend wordt. Tijdens je inschrijving verschijnen bepaalde kortingen automatisch indien van toepassing, voor andere moet je soms extra info ingeven. Een overzicht van wat er is en wat de voorwaarden zijn.

Op binnenlandse sportkampen met overnachtingen gelden extra sociale kortingen voor kinderen uit kansengroepen en/of met een beperking. Meer info daarover op deze link.

De meeste mutualiteiten hebben speciale formulieren om een tussenkomst aan te vragen. Na afloop van je vakantie bezorgen we formulieren ingevuld en afgestempeld terug. Je ziekenfonds betaalt je dan een stukje van het inschrijvingsgeld terug.

Sportievakvakanties zijn fiscaal aftrekbaar voor kinderen tot en met de leeftijd van 11 jaar. De exacte geboortedatum is de maatstaf. Het maximaal aftrekbare bedrag per dag bedraagt € 11,20 per dag. Binnen- of buitenland en intern of extern verblijf spelen geen rol. Je fiscaal attest kan je na afloop van een vakantie downloaden onder je account.

Betaling van het deelnamegeld

Voor binnenlandse vakanties, cursussen, lessenreeksen en dagactiviteiten betaalt de deelnemer het inschrijvingsgeld meteen online: bij voleindiging van de inschrijvingsprocedure verschijnt een betaalscherm.

Voor buitenlandse vakanties wordt eerst een voorschot betaald, het saldobedrag dient vereffend te zijn één maand voor afreis. Hiervoor ontvang je automatisch een tweede betalingsuitnodiging.

Ongeacht de datum van inschrijving en het type vakantie of activiteit, moet het volledige deelnamegeld vereffend zijn voor de start van de vakantie of de activiteit, zoniet zal de deelnemer de toegang tot het verblijf of de deelname aan de activiteit ontzegd worden.

Wijzigingen

Door de deelnemer

Wijzigingen (plaats, periode, sporttak,…) kunnen uiterlijk tot 14 dagen voor aanvang van de gekozen vakantie aangevraagd worden. Ze worden toegestaan in functie van de nog beschikbare plaatsen. Voor elke wijziging wordt € 12,50 administratiekosten aangerekend. De wijziging is slechts definitief na betaling van deze administratiekosten en de eventuele meerprijs.

Door Sportievak vzw

Sportievak vzw behoudt zicht het recht voor de inschrijving geheel of gedeeltelijk op te zeggen zonder enige schadeloosstelling wanneer zich, voor of tijdens de registratie ervan, uitzonderlijke omstandigheden voordoen die Sportievak vzw niet kon kennen op het moment van de inschrijving en die, indien Sportievak vzw ze op dat ogenblik had gekend, als gegronde reden konden worden beschouwd om die inschrijving niet te registreren. Hierbij wordt onder meer gedacht aan natuurrampen, oorlogen, stakingen, gevallen van overmacht of gebeurtenissen die buiten de invloedssfeer van de organisatoren vallen zoals contractbreuk vanwege hoteluitbaters of de vervoerders,…

Wanneer wijzigingen moeten worden aangebracht aan de vertrekdata en -uren of aan de verblijfsmodaliteiten, zal Sportievak vzw dadelijk de deelnemers verwittigen. De deelnemers kunnen de inschrijving zonder kosten annuleren wanneer door deze wijziging het vertrek- of aankomstuur met minstens 24 uur wordt verschoven.

Annulering

Door de deelnemer

In geval van annulatie zullen volgende kosten worden aangerekend:

  • meer dan 35 dagen voor de start: 15% van het deelnamegeld
  • vanaf 35 maar meer dan 25 dagen voor de afreis: 50% van het deelnamegeld
  • vanaf 25 maar meer dan 10 dagen voor de afreis: 90% van het deelnamegeld
  • vanaf 10 dagen voor de start of in geval van afwezigheid zonder voorafgaande verwittiging: de volledige verkoopprijs

Tip: neem een annulatieverzekering bij een privépartner (bv Ethias) of ga na of je die hebt via je kredietkaart. Dergelijke verzekering kan tussenkomen in geval je een sportkamp of vakantie om bepaalde redenen moet annuleren.

Door Sportievak vzw

Sportievak vzw heeft het recht tot annulatie zonder schadeloosstelling wanneer een verblijf niet kan doorgaan bij gebrek aan een voldoende aantal deelnemers of indien er voldoende ernstige elementen zijn die een normaal verloop voor de georganiseerde vakantie in het gedrang kunnen brengen. Reeds betaalde deelnamegelden worden in voorkomend geval teruggestort. In elk geval van annulering, gaan de organisatoren de verbintenis aan alle maatregelen te nemen die nodig zijn in het belang van de deelnemers.

Verzekering lichamelijke ongevallen

Alle deelnemers van sportkampen en sportvakanties (binnen- en buitenland) zijn automatisch verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid door Sportievak vzw (Polis bij Ethias nv, voorwaarden zijn op éénvoudige aanvraag verkrijgbaar).

Voor buitenlandse vakanties kan je via Sportievak geen reisbijstandsverzekering afsluiten. We raden je wel aan je hierover te informeren: een repatriëring, vervroegde terugkeer, verlengd verblijf om medische redenen, enz zijn zaken die via zo'n verzekering geregeld worden. Je kan terecht bij je ziekenfonds (Mutas) of bij een privépartner, bijvoorbeeld Ethias.

Reisinformatie en benodigde bagage

Voor binnenlandse vakanties vindt u alle nuttige reisinformatie (omtrent locatie, uurregelingen, nodige bagage,…) van Sportievak vzw meteen na inschrijving onder uw account. Voor buitenlandse vakanties verschijnt deze info ongeveer 30 dagen voor afreis.

Nodige documenten

Deelnemers aan binnenlandse vakanties brengen volgende documenten mee:

  • een 3-tal klevertjes van je ziekenfonds
  • indien nodig een door een arts ondertekend "attest medicijnen" (indien onze monitoren medicatie op voorschrift moeten toedienen)
  • eventuele belangrijke bijkomende of vertrouwelijke inlichtingen over bv medicatie, ziektes, enz…

Voor de buitenlandse reizen is een identiteitskaart vereist, ook voor deelnemers jonger dan 12 jaar. Wie de Belgische nationaliteit niet heeft, moet in het bezit zijn van een geldig internationaal paspoort. De ouders, voogd of verantwoordelijken verbinden zich er toe de het inlichtingenformulier tijdig en volledig ingevuld terug te sturen naar Sportievak vzw. Deelnemers dienen tevens het Europees Ziekteverzekeringskaartje bij zich te hebben of vooraf aan Sportievak vzw te bezorgen. Na afloop van de vakantie wordt dit terugbezorgd aan de deelnemers.

Alle documenten zijn na inschrijving online beschikbaar onder uw account.

Verblijf van minderjarigen in het buitenland

De vader, de moeder of de voogd van minderjarige deelnemers dienen een verklaring te ondertekenen waarin zij er zich mee akkoord verklaren dat hun kind(eren)/pleegkind(eren) aan het verblijf deelnemen en waarbij zij de organisatoren machtigen alle maatregelen te treffen in het belang van hun kind(eren)/pleegkind(eren).

Deze verklaring is opgenomen in de invuldocumenten van onze buitenlandse vakanties. Een aparte verklaring van uw gemeentebestuur is niet nodig.

Diefstal/verlies/beschadiging

De directies van de verblijfcentra noch het bestuur van Sportievak vzw kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor het verlies, de diefstal of de beschadiging van voorwerpen die eigendom zijn van de deelnemers.

Verloren voorwerpen

Om te vermijden dat persoonlijke spullen zoals kleding verloren gaan, vragen we alles te naamtekenen of herkenbaar te markeren. Verloren of vergeten voorwerpen worden verzameld op het kantoor van Sportievak vzw en kunnen daar afgehaald worden. Terugbezorgen via de post is mogelijk mits vooraf de verzendingskosten overgemaakt worden aan Sportievak vzw. Voor meer info neemt u contact op met ons kantoor. Gevonden voorwerpen worden tot twee maand na het einde van een vakantie bijgehouden, daarna gaan ze naar een goed doel.

Vervoer

Voor binnenlandse vakanties, cursussen, lessenreeksen en dagactiviteiten is er geen georganiseerd vervoer. Iedereen begeeft zich met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid naar de juiste locatie.

Voor buitenlandse vakanties zijn – tenzij anders vermeld – vooraf een aantal centraal gelegen op- en afstapplaatsen opgegeven. Deelnemers worden op het afgesproken uur op de door hen op voorhand gekozen plaats verwacht. Vervoer van en naar de op- en afstapplaatsen gebeurt met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid. De deelnemer verwittigt Sportievak vzw indien hij/zij van op- of afstapplaats wil veranderen.

Verblijfs- en sportaccommodaties

Overal kunnen wij beschikken over aangepaste verblijfsaccommodaties, voorzien van degelijke en goed onderhouden sanitaire installaties (douches, wc’s, lavabo’s, …) en gekeurd op brandveiligheid. De sportinfrastructuren waarvan we gebruik maken bieden ruimschoots mogelijkheden om iedereen aan zijn trekken te laten komen.

Begeleiding

Voor de begeleiding van al onze vakanties doen wij een beroep op ervaren en gediplomeerde medewerkers (m/v):

  • studenten of afgestudeerden in de Lichamelijke Opvoeding
  • houders van een getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (Sport Vlaanderen) of gelijkgeschakelden
  • studenten of afgestudeerden in een pedagogische richting (onderwijzer (m/v), kleuterleider (m/v),…)
  • gebrevetteerde animatoren (houder van het Attest van Animator in het Jeugdwerk)

Een kampverantwoordelijke of reisleider draagt steeds de uiteindelijke verantwoordelijke ter plaatse. Hij/zij zal dan ook, indien nodig, de gepaste maatregelen treffen in het belang van de deelnemers.

Reglement jeugdvakanties

ROKEN : is verboden onder de 16 jaar. Voor wie ouder is dan 16, wordt roken enkel toegestaan op de voorziene plaatsen/tijdstippen, dwz niet tijdens de activiteiten, in de slaapkamers (brandgevaar), in de gangen en in de eetzaal tijdens de maaltijden.

DRUGS: zijn uiteraard verboden. Wie betrapt wordt, wordt onvoorwaardelijk en op eigen kosten onmiddellijk naar huis gestuurd.

WAARDEVOLLE VOORWERPEN : zoals fototoestellen, tablet, GSM,… laat je thuis. Sportievak vzw draagt geen verantwoordelijkheid voor schade aan eigen goederen.

SCHADE: wie iets stuk maakt van de verblijfplaats of de organisatie, wordt gehouden de schade te vergoeden.

Uitsluiting

Sportievak vzw behoudt zich het recht voor om deelnemers die de groepsgeest verstoren of zich schuldig maken aan verboden praktijken (bv druggebruik) te schrappen van deelname aan alle verdere vakanties en op eigen kosten terug naar huis te sturen.

Klachten

Ondanks alle inspanningen en goede zorgen van Sportievak vzw om de meest geslaagde vakanties te bieden, is het steeds mogelijk dat een deelnemer meent een gegronde klacht te hebben. Deze klacht en/of eventueel verzoek om terugbetaling van een niet verkregen dienst, dient schriftelijk te worden bezorgd aan Sportievak vzw met bijvoeging van de nodige bewijsstukken, ten laatste 25 dagen na het einde van de vakantie in kwestie.

Inlichtingen

Voor alle inlichtingen i.v.m. onze werking en activiteiten kan u steeds terecht op ons kantoor: bel 056 26 44 20 of mail ons.