Home Sportkampen Praktische info Vakantievoorwaarden

Vakantievoorwaarden Sportievak vzw

Inschrijven

Inschrijvingen voor minderjarigen worden aanzien als ingediend door de ouder(s), voogd of verantwoordelijke. Indien de gekozen vakantie beschikbaar is verschijnt aan het einde van de inschrijvingsprocedure een online betalingsscherm. Na betaling is de inschrijving definitief en bindend, annuleren leidt tot een administratiekost van minimum €15 (zie "Annulatie"). Inschrijvingen en alle daaropvolgende correspondentie gebeuren in het Nederlands.

Persoonlijke gegevens

Persoonsgegevens verstrekt via inschrijving worden opgenomen in het klantenbestand van Sportievak vzw. Afbeeldingen van deelnemers kunnen worden gepubliceerd, zowel door Sportievak vzw als door haar partners. Bij inschrijving verklaren de deelnemers en/of hun ouders zich hier mee akkoord. Indien je hiermee niet akkoord gaat, kan je dat schriftelijk melden.

Je hebt recht op toegang tot je persoonlijke gegevens en kan hiervan steeds verbetering of verwijdering vragen (wet op privacy 08/12/92).

Deelnameprijs

De basisdeelnameprijzen zijn steeds volledig zodat deelnemers ter plaatse niet voor verrassingen komen te staan. Indien er (vrijblijvende) opties zijn is de meerprijs daarvan expliciet vermeld. De deelnameprijs omvat telkens:

Voor vakanties met overnachtingen

  • volledig verblijf in vol pension
  • permanente begeleiding door gediplomeerde lesgevers/begeleiders
  • gebruik van infrastructuur en materiaal
  • verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid
  • een aandenken

Voor vakanties zonder overnachtingen

  • verblijf in half pension of mits eigen lunchpakket (afhankelijk van de kampplaats, staat vermeld bij de kampinfo)
  • permanente begeleiding door gediplomeerde lesgevers/begeleiders
  • gebruik van infrastructuur en materiaal
  • verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid

Voor andere vakanties

Bij volwassenenvakanties en buitenlandse vakanties staat steeds expliciet vermeld wat wel en wat niet bij de deelnameprijs is inbegrepen.

Wijzigingen

Na het sluiten van de overeenkomst kunnen prijzen enkel verhoogd worden als rechtstreeks gevolg van veranderingen in:

  • prijs van passagiersvervoer die toe te schrijven is aan de toegenomen kostprijs van brandstof of andere energiebronnen
  • de hoogte van belastingen of vergoedingen op diensten die in de overeenkomst zijn begrepen
  • wisselkoersen indien van toepassing

Indien de verhoging 8% van de totaalprijs te boven gaat, kan de deelnemer de overeenkomst zonder opzeggingsvergoeding opzeggen.

Kortingen

Afhankelijk van het type vakantie zijn er kortingen voor meerdere gezinsleden, meerdere inschrijvingen van dezelfde persoon binnen hetzelfde jaar, werkgeverskortingen, enz. Niet alle kortingen kunnen worden gecombineerd. In regel geldt dat de grootste korting toegekend wordt. Tijdens je inschrijving verschijnen bepaalde kortingen automatisch indien van toepassing, voor andere moet je soms extra info ingeven.

Op binnenlandse sportkampen met overnachtingen gelden extra sociale kortingen voor kinderen uit kansengroepen en/of met een beperking. Meer info daarover op deze link.

De meeste mutualiteiten bieden een tussenkomst in jeugd- en sportvakanties. Na afloop van je vakantie vind je onder je account een standaard attest van deelname waarmee je naar je ziekenfonds kunt: je krijgt er een stukje van het inschrijvingsgeld mee terugbetaald.

Sportievakvakanties zijn fiscaal aftrekbaar voor kinderen tot en met de leeftijd van 11 jaar. De exacte geboortedatum is de maatstaf. Het maximaal aftrekbare bedrag per dag bedraagt € 11,20 per dag. Binnen- of buitenland en intern of extern verblijf spelen geen rol. Indien je er recht op hebt vind je je fiscaal attest je na afloop van een vakantie terug onder de rubriek "attesten" in je account.

Betaling van het deelnamegeld

Voor binnenlandse vakanties, cursussen, lessenreeksen en dagactiviteiten betaalt de deelnemer het inschrijvingsgeld meteen online: bij voleindiging van de inschrijvingsprocedure verschijnt een betaalscherm.

Voor buitenlandse vakanties wordt eerst een voorschot betaald, het saldobedrag dient vereffend te zijn één maand voor afreis. Hiervoor ontvang je automatisch een tweede betalingsuitnodiging.

Ongeacht de datum van inschrijving en het type vakantie of activiteit, moet het volledige deelnamegeld vereffend zijn voor de start van de vakantie of de activiteit, zoniet zal de deelnemer de toegang tot het verblijf of de deelname aan de activiteit ontzegd worden.

Indien er een combinatie van reisdiensten wordt aangeboden, is dit een pakketreis in de zin van Richtlijn (EU) 2015/2302, omgezet door de wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten. Bijgevolg kunt u aanspraak maken op alle EU-rechten die voor pakketreizen gelden. Sportievak vzw is ten volle verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de volledige pakketreis.

Sportievak vzw beschikt ook over de wettelijke verplichte bescherming om u terug te betalen en, indien het vervoer is inbegrepen in de pakketreis, te repatriëren ingeval zij insolvent wordt. Polisnummer: 45.416.849. Reizigers kunnen in voorkomend geval contact opnemen met Ethias, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 HASSELT, tel. 011 282225, info@ethias.be

Wijzigingen

Door de deelnemer

Wijzigingen (plaats, periode, sporttak,…) kunnen uiterlijk tot 14 dagen voor aanvang van de gekozen vakantie aangevraagd worden. Ze worden toegestaan in functie van de nog beschikbare plaatsen. Voor elke wijziging wordt € 12,50 administratiekosten aangerekend. De wijziging is slechts definitief na betaling van deze administratiekosten en de eventuele meerprijs.

Een inschrijving kan steeds overdragen worden aan een andere deelnemer, dit ten laatste14 dagen voor aanvang en mits de leeftijd van de plaatsvervangende deelnemer past binnen de doelgroep van de vakantie. Hiervoor wordt een administratiekost aangerekend van € 15.

Door Sportievak vzw

Sportievak vzw behoudt zicht het recht voor de inschrijving geheel of gedeeltelijk op te zeggen zonder enige schadeloosstelling wanneer zich, voor of tijdens de registratie ervan, uitzonderlijke omstandigheden voordoen die Sportievak vzw niet kon kennen op het moment van de inschrijving en die, indien Sportievak vzw ze op dat ogenblik had gekend, als gegronde reden konden worden beschouwd om die inschrijving niet te registreren. Hierbij wordt onder meer gedacht aan natuurrampen, oorlogen, stakingen, gevallen van overmacht of gebeurtenissen die buiten de invloedssfeer van de organisatoren vallen zoals contractbreuk vanwege hoteluitbaters of de vervoerders,…

Wanneer wijzigingen moeten worden aangebracht aan de vertrekdata en -uren of aan de verblijfsmodaliteiten, zal Sportievak vzw dadelijk de deelnemers verwittigen. De deelnemers kunnen de inschrijving zonder kosten annuleren wanneer door deze wijziging het vertrek- of aankomstuur met minstens 24 uur wordt verschoven.

Annulatie

Door de deelnemer

Een annulatie moet steeds schriftelijk (post of e-mail) worden gemeld en een geldig attest (arts of andere) moet worden meegestuurd.

Bij annulatie van een vakantie met overnachtingen worden volgende kosten aangerekend:

  • meer dan 35 dagen voor de start van de schoolvakantie waarin de geboekte vakantie valt: € 20
  • vanaf 35 maar meer dan 25 dagen voor de startdatum van de schoolvakantie waarin de geboekte vakantie valt: 50% van het deelnamegeld *
  • bij annulatie vanaf 25 dagen voor de start van de schoolvakantie waarin de geboekte vakantie valt, wordt geen geldelijke terugbetaling gedaan: indien de annulatie gebeurt om gegronde redenen (geattesteerd) voorzien wij een tegoed ter waarde van 75% van het deelnamegeld

* In dit geval kan je er ook voor kiezen het volledige bedrag min een administratiekost van € 20 in een tegoed te krijgen.

Bij annulatie van een vakantie zonder overnachtingen worden volgende kosten aangerekend:

  • meer dan 25 dagen voor de start van de schoolvakantie waarin de geboekte vakantie valt: € 15
  • vanaf 25 maar meer dan 10 dagen voor de startdatum van de schoolvakantie waarin de geboekte vakantie valt: € 30
  • bij annulatie vanaf 10 dagen voor de start van de schoolvakantie waarin de geboekte vakantie valt, wordt geen geldelijke terugbetaling gedaan: indien de annulatie gebeurt om gegronde redenen (geattesteerd) voorzien wij een tegoed ter waarde van 75% van het deelnamegeld

Tegoeden blijven geldig tot 1 jaar na de kampdatum.

Startdata schoolvakanties 2020:

  • krokusvakantie: 23.02.2020
  • paasvakantie: 05.04.2020
  • zomervakantie: 05.07.2020
  • herfstvakantie: 01.11.2020

Tip: neem een annulatieverzekering bij een privépartner (bv Ethias) of ga na of je die hebt via je kredietkaart. Dergelijke verzekering kan tussenkomen in geval je een sportkamp of vakantie om bepaalde redenen moet annuleren.

Door Sportievak vzw

Sportievak vzw heeft het recht tot annulatie zonder schadeloosstelling wanneer een verblijf niet kan doorgaan bij gebrek aan een voldoende aantal deelnemers of indien er voldoende ernstige elementen zijn die een normaal verloop voor de georganiseerde vakantie in het gedrang kunnen brengen. Reeds betaalde deelnamegelden worden in voorkomend geval teruggestort. In elk geval van annulatie, gaan de organisatoren de verbintenis aan alle maatregelen te nemen die nodig zijn in het belang van de deelnemers.

Onderbreken van een vakantie

Binnenlandse vakanties

In geval een deelnemer een binnenlands sportkamp om gegronde redenen (geattesteerd) moet onderbreken, voorzien wij voor de niet genoten dagen een compensatie in de vorm van een tegoed. Dit tegoed bedraagt maximaal 70% van de deelnameprijs.

Een tegoed wordt enkel toegekend mits de onderbreking via e-mail wordt gemeld en een geldig attest (arts of andere) wordt meegestuurd. Tegoeden blijven geldig tot 1 jaar na de kampdatum. Een geldelijke compensatie is niet mogelijk.

Buitenlandse vakanties

Bij buitenlandse vakanties dient in geval van onderbreking een beroep te worden gedaan op een persoonlijke reisbijstandsverzekering, dewelke beslissingsbevoegdheid heeft ivm eventuele repatriëring en compensatie.

Verzekeringen

Alle deelnemers van sportkampen en sportvakanties (binnen- en buitenland) zijn automatisch verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid door Sportievak vzw (Polis bij Ethias nv, voorwaarden zijn op éénvoudige aanvraag verkrijgbaar).

Voor buitenlandse vakanties kan je via Sportievak geen reisbijstandsverzekering afsluiten. We raden je wel aan je hierover te informeren: een repatriëring, vervroegde terugkeer, verlengd verblijf om medische redenen, enz zijn zaken die via zo'n verzekering geregeld worden. Je kan terecht bij je ziekenfonds (Mutas) of bij een privépartner, bijvoorbeeld Ethias.

Praktische informatie

Alle essentiële info over de sportkampen en sportvakanties is online terug te vinden.

Voor binnenlandse vakanties vind je alle nuttige reisinformatie (omtrent locatie, uurregelingen, nodige bagage,…) van Sportievak vzw meteen na inschrijving onder je account. Voor buitenlandse vakanties verschijnt deze info ten laatste 30 dagen voor afreis onder je account.

Nodige documenten

Voor binnenlandse vakanties

  • een 3-tal klevertjes van je ziekenfonds of een kopie van je identiteitskaart
  • indien nodig een door een arts ondertekend "attest medicijnen" (enkel als onze monitoren medicatie op voorschrift moeten toedienen)
  • eventuele belangrijke bijkomende of vertrouwelijke inlichtingen over bv medicatie, ziektes, enz…

Voor buitenlandse vakanties

  • een identiteitskaart is vereist, ook voor deelnemers jonger dan 12 jaar
    • wie een nationaliteit heeft van een land dat niet tot de Schengenzone behoort, moet in het bezit zijn van een geldig internationaal paspoort
    • landen van de Schengenzone zijn: België, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, IJsland, Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden en Zwitserland
  • ingevulde inlichtingsfiche (downloadlink onder je account, na inschrijving)
  • een geldig Europees Ziekteverzekeringskaartje: na afloop van de vakantie wordt dit terugbezorgd aan de deelnemers

Verblijf van minderjarigen in het buitenland

De vader, de moeder of de voogd van minderjarige deelnemers moeten een verklaring te ondertekenen waarin zij er zich mee akkoord verklaren dat hun kind(eren)/pleegkind(eren) aan het verblijf deelnemen en waarbij zij de organisatoren machtigen alle maatregelen te treffen in het belang van hun kind(eren)/pleegkind(eren). Deze verklaring is opgenomen in de inlichtingsfiche van onze buitenlandse vakanties (downloadlink onder je account, na inschrijving). Een aparte verklaring van het gemeentebestuur is niet nodig.

Diefstal / verlies / beschadiging persoonlijke spullen

De directies van de verblijfcentra noch het bestuur van Sportievak vzw kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor het verlies, de diefstal of de beschadiging van voorwerpen die eigendom zijn van de deelnemers.

Verloren voorwerpen

Om te vermijden dat persoonlijke spullen zoals kleding verloren gaan, vragen we alles te naamtekenen of herkenbaar te markeren. Verloren of vergeten voorwerpen worden verzameld op het kantoor van Sportievak vzw en kunnen daar afgehaald worden. Terugbezorgen via de post is mogelijk mits vooraf de verzendingskosten overgemaakt worden aan Sportievak vzw. Voor meer info neem je contact op met ons kantoor. Gevonden voorwerpen worden tot twee maand na het einde van een vakantie bijgehouden, daarna gaan ze naar een goed doel.

Vervoer

Voor binnenlandse vakanties, cursussen, lessenreeksen en dagactiviteiten is er geen georganiseerd vervoer. Iedereen begeeft zich met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid naar de juiste locatie.

Voor buitenlandse vakanties is – tenzij anders vermeld – bus- of ander vervoer voorzien en worden vooraf een aantal centraal gelegen op- en afstapplaatsen opgegeven. Deelnemers worden op het afgesproken uur op de door hen op voorhand gekozen plaats verwacht. Vervoer van en naar de op- en afstapplaatsen gebeurt met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid. De deelnemer verwittigt Sportievak vzw indien hij/zij van op- of afstapplaats wil veranderen. Indien een deelnemer met eigen vervoer naar een buitenlandse vakantielocatie wordt gebracht en/of de terugreis met eigen vervoer doet, gebeurt dit eveneens op eigen verantwoordelijkheid.

Verblijfs- en sportaccommodaties

Overal kunnen wij beschikken over aangepaste verblijfsaccommodaties, voorzien van degelijke en goed onderhouden sanitaire installaties (douches, toiletten, wastafels,…) en gekeurd op brandveiligheid. De sportinfrastructuren waarvan we gebruik maken zijn uitgerust met alle nodige voorzieningen voor de sporten die er worden aangeboden.

Begeleiding

Voor de begeleiding van al onze vakanties doen wij een beroep op ervaren en gediplomeerde medewerkers (m/v):

  • studenten of afgestudeerden in de Lichamelijke Opvoeding
  • houders van een getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (Sport Vlaanderen) of gelijkgeschakelden
  • studenten of afgestudeerden in een pedagogische richting (onderwijzer (m/v), kleuterleider (m/v),…)
  • gebrevetteerde animatoren (houder van het Attest van Animator in het Jeugdwerk)

Een kampverantwoordelijke of reisleider draagt steeds de uiteindelijke verantwoordelijke ter plaatse. Hij/zij zal dan ook, indien nodig, de gepaste maatregelen treffen in het belang van de deelnemers.

Reglement jeugdvakanties

GEDRAGSCODE: Sportievak wil dat elke deelnemer een toffe vakantie beleeft. Bij inschrijving tekent elke ouder en deelnemer dat de gedragscode gezond en ethisch sporten nageleefd zal worden.

ROKEN : is verboden onder de 16 jaar. Voor wie ouder is dan 16, wordt roken enkel toegestaan op de voorziene plaatsen/tijdstippen, dwz niet tijdens de activiteiten, in de slaapkamers (brandgevaar), in de gangen en in de eetzaal tijdens de maaltijden.

DRUGS: zijn uiteraard verboden. Wie betrapt wordt, wordt onvoorwaardelijk en op eigen kosten onmiddellijk naar huis gestuurd.

WAARDEVOLLE VOORWERPEN: zoals fototoestellen, tablet, GSM,… laat je thuis. Sportievak vzw draagt geen verantwoordelijkheid voor schade aan eigen goederen.

SCHADE: wie iets stuk maakt van de verblijfplaats of de organisatie, wordt gehouden de schade te vergoeden.

Uitsluiting

Sportievak vzw behoudt zich het recht voor om deelnemers die de groepsgeest verstoren of zich schuldig maken aan verboden praktijken (bv druggebruik) te schrappen van deelname aan alle verdere vakanties en op eigen kosten terug naar huis te sturen.

Klachten

Ondanks alle inspanningen en goede zorgen van Sportievak vzw om de meest geslaagde vakanties te bieden, is het steeds mogelijk dat een deelnemer meent een gegronde klacht te hebben. Deze klacht en/of eventueel verzoek om terugbetaling van een niet verkregen dienst, dient schriftelijk te worden bezorgd aan Sportievak vzw met bijvoeging van de nodige bewijsstukken, ten laatste 25 dagen na het einde van de vakantie in kwestie.

Inlichtingen

Voor alle inlichtingen i.v.m. onze werking en activiteiten kan u steeds terecht op ons kantoor: bel 056 26 44 20 of mail ons.